Bedienungsanleitung – VWT Event Suite

Version 1.0 – März 2026
Für: Villa Wellentanz, Wila

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Inhaltsverzeichnis

1. Überblick
2. Administrationsbereich (wp-admin)

• 2.1 Dashboard
• 2.2 Veranstaltungen verwalten
• 2.3 Kategorien
• 2.4 Buchungen
• 2.5 Warteliste
• 2.6 Kurse
• 2.7 Personen (Besucherverzeichnis)
• 2.8 Einstellungen

1. Besucherbereich (Frontend)

• 3.1 Programmseite
• 3.2 Event-Detailseite
• 3.3 Buchungsablauf
• 3.4 Kurs-Anmeldung
• 3.5 Warteliste
• 3.6 Mein Konto

1. Einlass-Scanner
2. E-Mail-Benachrichtigungen
3. Häufige Fragen (FAQ)
4. Installationsanleitung für Techniker

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1. Überblick

Die VWT Event Suite ist ein modulares WordPress-Plugin-System für die Verwaltung von Veranstaltungen, Kursen, Buchungen und Tickets. Sie besteht aus zwei Kern-Plugins:

• vwt-core – Besucherverwaltung, Authentifizierung, Einstellungen, gemeinsame Bibliotheken
• vwt-events – Eventmanagement, Buchungen, Tickets, Kurse, Warteliste, Zahlungen, Scanner

Die Suite arbeitet mit einem eigenen Besuchersystem unabhängig von WordPress-Benutzern. Besucher (Konzertgäste, Kursteilnehmer) registrieren sich im Frontend und haben keinen Zugang zum WordPress-Backend.

Zwei Benutzerwelten

Bereich	Zugang	Zweck
Administratoren	WordPress-Backend (wp-admin)	Events/Kurse verwalten, Buchungen einsehen, Einstellungen
Besucher	Frontend-Seite /mein-konto/	Tickets buchen, Profil pflegen, Kursanmeldungen

Eventtypen

Die Suite unterscheidet folgende Eventtypen:

• Veranstaltung – Einzelveranstaltung mit Tickets, Kapazität und optionaler Warteliste (z.B. Konzert, Lesung)
• Kurs-Serie – Wiederkehrende Kurstermine mit Wiederholungsmuster und individuellen Anmeldungen pro Termin

Ticket-Preistypen

• Festpreis – Fester Betrag in CHF, Online-Zahlung erforderlich
• Gratis – Kostenlos, keine Zahlung
• Kollekte – Kostenlose Online-Buchung, Kollekte wird vor Ort eingesammelt

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2. Administrationsbereich

Nach dem Login ins WordPress-Backend erscheint im linken Menü der Haupteintrag «Villa Wellentanz» (oder der in den Einstellungen konfigurierte Name). Darunter befinden sich alle Verwaltungsbereiche.

2.1 Dashboard

Das Dashboard gibt eine Gesamtübersicht über die wichtigsten Kennzahlen und Aktivitäten.

KPI-Streifen (oberer Bereich):
Vier Kennzahlen-Kacheln zeigen auf einen Blick die wichtigsten Metriken des laufenden Monats im Vergleich zum Vormonat:

• Buchungen – Anzahl Buchungen im aktuellen Monat (mit Trendpfeil ↑/↓)
• Tickets – Anzahl gebuchter Tickets (Summe aller Einzeltickets)
• Warteliste – Aktive Wartelisten-Einträge und Anzahl betroffener Events
• Personen – Gesamtzahl der Besucher (registrierte + Gäste)

Zwei-Spalten-Layout:

• Linke Spalte: Nächste Veranstaltungen mit Datum, Titel und Auslastungsanzeige (gebuchte Plätze / Kapazität). Ein Klick auf ein Event führt zur Bearbeitung.
• Rechte Spalte: Letzte Buchungen mit Name, Event, Datum und Status. Ein Klick auf eine Buchung öffnet das Besucherprofil.

Testmodus-Hinweis: Wenn der Testmodus aktiv ist, wird ein orangefarbenes Badge «⚠ Testmodus aktiv» angezeigt.

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2.2 Veranstaltungen verwalten

Event-Liste

Unter Veranstaltungen werden alle Events in einer Tabelle angezeigt. Die Spalten umfassen Bild, Titel, Datum, Typ, Status und Aktionen.

Aktionen pro Event:

• Bearbeiten – Event-Formular öffnen
• Duplizieren – Erstellt eine Kopie als Entwurf (praktisch für wiederkehrende Formate)
• Löschen – Event dauerhaft entfernen (nur möglich bei Events ohne Buchungen)

Neues Event erstellen: Klick auf «Erstellen» öffnet das Event-Formular.

Event-Formular

Das Event-Formular ist in zwei Spalten aufgeteilt:

Linke Spalte (Hauptinhalt):

• Titel – Pflichtfeld, wird auf der Detailseite, im Programm und auf Tickets angezeigt
• Beschreibung – Freitextfeld mit WordPress-Editor für die ausführliche Beschreibung
• Event-Bilder – Zwei quadratische Bilder (min. 800×800 px). Bild 1 dient als Hauptbild in der Programmübersicht und auf Tickets. Bild 2 ergänzt die Detailseite und den Flyer.
• SEO-Einstellungen (aufklappbar) – SEO-Titel und SEO-Beschreibung. Der Button «SEO generieren (KI)» erstellt automatisch Vorschläge auf Basis des Event-Inhalts (erfordert einen Anthropic API-Key in den Einstellungen).
• Vereinbarungen Künstler (aufklappbar) – Internes Notizfeld für Absprachen zu Gage, Anreise, Technik etc. Diese Informationen sind nur im Admin sichtbar.

Rechte Spalte (Metadaten):

• Ticket-Arten – Hier werden pro Event die verfügbaren Ticket-Typen definiert (Name, Preistyp, Preis, Limit, Verfügbarkeitszeitraum, maximale Tickets pro Buchung). Über «Ticket-Art hinzufügen» können beliebig viele Typen angelegt werden.
• Veröffentlichung – Status des Events: Entwurf, Veröffentlicht, Abgesagt, Vergangen
• Datum & Zeit – Eventdatum (Pflicht), Beginn, Ende, Türöffnung
• Kategorie – Zuordnung zu einer Event-Kategorie (z.B. Konzert, Kurs, Lesung)
• Eventtyp – Veranstaltung oder Kurs-Serie. Bei Wahl von «Kurs-Serie» erscheint das Kurs-Panel (siehe Abschnitt 2.6).
• Kapazität – Maximale Gesamtkapazität des Events
• Sichtbarkeit – Öffentlich oder Privat (private Events erscheinen nicht im Programm)

Event speichern: Der Button «Event speichern» (oder «Event erstellen» bei neuen Events) speichert alle Angaben. Das Event ist erst nach Setzen des Status auf «Veröffentlicht» im Frontend sichtbar.

CSV-Import: Über die Event-Liste kann pro Event ein CSV-Import für Buchungen gestartet werden (z.B. für die Migration bestehender Reservierungen).

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2.3 Kategorien

Unter Kategorien werden Event-Kategorien verwaltet. Jede Kategorie hat:

• Name – Anzeigename (z.B. «Konzert», «Workshop», «Lesung»)
• Slug – URL-taugliche Kurzform (wird automatisch generiert)
• Farbe – Farbcode für das Kategorie-Badge auf der Event-Detailseite
• Sortierung – Reihenfolge in der Filterleiste

Kategorien erscheinen als farbige Badges auf den Event-Detailseiten und als Filteroptionen auf der Programmseite.

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2.4 Buchungen

Die Buchungsübersicht zeigt alle Buchungen in einer filterbaren Tabelle.

Spalten:

• Buchungscode (z.B. VWT-A1B2C3D4)
• Besucher (Name, verlinkt zum Besucherprofil)
• Event
• Ticket-Art
• Anzahl
• Status
• Zahlungsart
• Datum

Buchungsstatus:

Status	Bedeutung
Bestätigt	Buchung gültig, Ticket wurde versandt
Ausstehend	Zahlung ausstehend oder manuelle Bestätigung nötig
Warte auf Bestätigung	E-Mail-Bestätigung bei Gast-Buchung noch ausstehend
Storniert	Buchung wurde storniert, Plätze wieder freigegeben
Eingecheckt	Ticket wurde am Einlass gescannt

Admin-Buchung erstellen: Über den Button «Neue Buchung» kann der Admin eine Buchung manuell erfassen – inklusive Auswahl von Event, Ticket-Art, Besucher (bestehend oder neu) und Anzahl. Dies ist nützlich für telefonische Reservierungen oder Sondergäste.

Kurs-Anmeldungen: Im Buchungsbereich gibt es einen separaten Tab für Kurs-Anmeldungen mit den Aktionen «Abmelden» und «Reaktivieren».

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2.5 Warteliste

Die Warteliste zeigt alle aktiven Wartelisten-Einträge, gruppiert nach Event.

Anzeige pro Eintrag:

• Position auf der Warteliste
• Name und E-Mail des Besuchers
• Status (wartend, angeboten, abgelaufen, bestätigt)
• Zeitstempel

Admin-Aktionen:

• Platz anbieten – Dem nächsten Wartenden wird ein Platz angeboten (E-Mail mit Bestätigungslink)
• Direkt buchen – Admin bucht den Wartenden direkt, auch bei voller Kapazität (Überbuchung)
• Von Warteliste entfernen – Eintrag löschen

Automatisches Verhalten:
Wenn ein Platz frei wird (z.B. durch Stornierung), wird dem nächsten Wartenden automatisch ein Angebot per E-Mail zugesandt. Der Wartende hat dann eine konfigurierbare Frist (Standard: 24 Stunden), um den Platz zu bestätigen. Läuft die Frist ab, wird das Angebot dem Nächsten weitergereicht.

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2.6 Kurse

Kurse werden als spezielle Eventtypen behandelt. Unter Kurse findet man die Kurs-Serie-Übersicht.

Kurs erstellen: Ein Kurs wird über das Event-Formular erstellt, indem der Eventtyp auf «Kurs-Serie» gesetzt wird. Daraufhin erscheint das Kurs-Panel mit zusätzlichen Einstellungen:

• Plätze pro Termin – Kapazität je Einzeltermin (leer = unbegrenzt)
• Anmeldefrist – Stunden vor Kursbeginn, bis wann eine Anmeldung möglich ist (Standard: 24h)
• Preis-Typ – Gratis, Kollekte oder Festpreis (alternativ über Ticket-Arten steuerbar)
• Wiederholungsmuster – Wöchentlich, 14-täglich oder monatlich
• Wochentag – An welchem Tag der Kurs stattfindet
• Startdatum / Enddatum – Zeitraum der Serie
• Termine generieren – Button zum automatischen Erstellen der Einzeltermine basierend auf dem Muster

Terminverwaltung:
Nach dem Generieren erscheint eine Liste aller Einzeltermine. Einzelne Termine können ausgeschlossen werden (z.B. Ferien, Feiertage) mit Angabe eines Grundes. Ausgeschlossene Termine werden durchgestrichen dargestellt.

Kurs-Anmeldungen im Admin:
Unter den Buchungen gibt es einen separaten Bereich für Kurs-Anmeldungen. Pro Termin sieht der Admin die Teilnehmerliste. Anmeldungen können storniert und reaktiviert werden.

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2.7 Personen

Das Besucherverzeichnis (Menüpunkt «Personen») listet alle registrierten Besucher und Gäste.

Suchfunktion: Über das Suchfeld können Besucher nach Name oder E-Mail gefunden werden.

Besucherprofil im Admin: Ein Klick auf einen Besucher zeigt das Detailprofil:

• Stammdaten (Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
• Registrierungsdatum
• Alle Buchungen des Besuchers
• Kurs-Anmeldungen
• Wartelisten-Einträge
• Newsletter-Status
• Login-Sperre (falls Rate-Limiting ausgelöst wurde)

Aktionen:

• Stammdaten bearbeiten
• Login-Sperre aufheben
• Besucher löschen (DSGVO-konform mit Löschung aller zugehörigen Daten)

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2.8 Einstellungen

Die Einstellungen sind in mehrere Tabs unterteilt:

Tab: Veranstalter

Zentrale Angaben zum Veranstaltungsort, die in allen Modulen verwendet werden:

• Name, Tagline/Claim
• Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Land)
• Telefon, E-Mail, Website-URL
• Logo (Bild-Upload über die WordPress-Mediathek)
• Event-URL-Format (Platzhalter: {YYYYMMDD}, {YYYY}, {MM}, {DD})
• Standard-Kapazität (Vorgabewert für neue Events)
• Standard-Stornofrist (in Stunden vor Eventbeginn)
• AGB-Seite (URL zur AGB-Seite, wird in Formularen angezeigt)
• Anthropic API-Key (für KI-gestützte SEO-Vorschläge)

Tab: Farben

Farbschema für Frontend und E-Mails:

• Primärfarbe (Buttons, Links, Akzente)
• Akzentfarbe
• Hintergrundfarbe

Tab: Tickets

Einstellungen zur Ticketverwaltung:

• Maximale Tickets pro Buchung (globaler Standardwert)

Tab: Zahlung

Konfiguration der Zahlungsanbieter:

• Abendkasse – Immer aktiviert (Reservierung online, Bezahlung vor Ort)
• Payrexx – Online-Zahlung (Instance-Name, API-Key, Prefix). Payrexx bündelt TWINT, Kreditkarten und weitere Zahlungsmittel.
• PayPal – Online-Zahlung (Client-ID, Secret, Sandbox-Modus)

Tab: E-Mails

Konfiguration des E-Mail-Versands:

• Absender-Name und Absender-E-Mail
• E-Mail-Vorlagen (Buchungsbestätigung, Erinnerung, Warteliste, Stornierung, Kurs-Erinnerung)

Tab: Sicherheit

Sicherheitseinstellungen:

• Rate-Limiting für Besucher-Login (Anzahl Versuche, Sperrdauer)
• Session-Laufzeit

Tab: Testmodus

Der Testmodus ermöglicht das Testen der gesamten Suite, ohne echte Buchungen oder E-Mails auszulösen:

• Testmodus aktivieren/deaktivieren
• E-Mail-Umleitung (alle E-Mails gehen an eine Test-Adresse)
• Hinweis-Banner im Frontend und Admin

Tab: Wartung

Wartungsfunktionen für die Datenbank:

• Tabellen-Status und Zähler (Buchungen, Zahlungen, Warteliste, Kurs-Anmeldungen)
• Bereinigungsfunktionen

Tab: Brevo

Synchronisation mit Brevo (Sendinblue) für Newsletter-Kontakte. Kontakte mit Newsletter-Opt-in werden automatisch mit der konfigurierten Brevo-Liste synchronisiert.

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3. Besucherbereich

Der Besucherbereich umfasst alle öffentlich zugänglichen Seiten.

3.1 Programmseite

Die Programmseite zeigt alle kommenden Veranstaltungen in chronologischer Reihenfolge. Sie wird über den Shortcode

eingebunden.

Funktionen:

• Kategorie-Filter (z.B. nur Konzerte anzeigen)
• Event-Karten mit Bild 1, Titel, Datum und Uhrzeit
• «Ausverkauft / Warteliste»-Badge bei ausgebuchten Events
• Verlinkung zur Event-Detailseite
• Paginierung bei vielen Events

Saison-Programm: Alternativ gibt es eine kompakte Saison-Übersicht via

• 
  26. Februar 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  5. März 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  12. März 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  26. März 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  2. April 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  28. April 2026
  Künstliche Intelligenz verstehen und erleben
• 
  30. April 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  8. Mai 2026
  BENNY’S FROM HEAVEN - Jazz und Swing der Extraklasse
• 
  14. Mai 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  16. Mai 2026
  Yoga Frühstück
• 
  21. Mai 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  28. Mai 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  4. Juni 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  11. Juni 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  18. Juni 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  25. Juni 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  2. Juli 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  9. Juli 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  16. Juli 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  23. Juli 2026
  Yoga am Donnerstagabend
• 
  30. Juli 2026
  Yoga am Donnerstagabend

, die alle Events der aktuellen Saison (September–Juli) mit kleinen Thumbnails und Datum auflistet.

Archiv: Vergangene Events können über

in einer separaten Archiv-Ansicht angezeigt werden.

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3.2 Event-Detailseite

Jedes veröffentlichte Event hat eine eigene Detailseite unter der konfigurierten URL (z.B. /events/20260328/).

Inhalt der Detailseite:

• Kategorie-Badge (farbig)
• Titel
• Datum und Uhrzeiten (Türöffnung, Beginn, Ende)
• Beschreibung
• Beide Event-Bilder
• Ticket-Informationen (verfügbare Ticket-Arten, Preise, Restplätze)
• Buchungsformular oder Wartelisten-Formular (bei Ausverkauft)
• iCal-Download-Link (Termin zum Kalender hinzufügen)

Status-Banner:

• Bei abgesagten Events: rotes Banner «Diese Veranstaltung wurde abgesagt»
• Bei vergangenen Events: graues Banner «Diese Veranstaltung hat bereits stattgefunden»
• Nach erfolgreicher Buchung: grünes Banner mit Buchungscode
• Nach erfolgreicher Zahlung: Bestätigungsmeldung

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3.3 Buchungsablauf

Der Buchungsablauf hängt davon ab, ob der Besucher eingeloggt ist oder nicht.

Eingeloggter Besucher

1. Ticket-Art und Anzahl wählen – Gewünschte Ticket-Art auswählen und Anzahl festlegen
2. Zahlungsart wählen (nur bei Festpreis-Tickets) – Abendkasse, TWINT/Kreditkarte (via Payrexx) oder PayPal
3. Buchen klicken – Buchung wird erstellt
4. Bestätigung – Buchungsbestätigung mit Buchungscode erscheint auf der Seite. Bestätigungs-E-Mail mit PDF-Ticket wird versandt.

Nicht eingeloggter Besucher / Gast

1. Ticket-Art und Anzahl wählen
2. Anmelde-Optionen: Der Besucher kann sich anmelden (Login), registrieren oder als Gast buchen
3. Gast-Buchung: Vorname, Name und E-Mail eingeben (Telefon optional)
4. Zahlungsart wählen (bei Festpreis)
5. E-Mail bestätigen – Bei Gast-Buchungen muss die E-Mail-Adresse zunächst bestätigt werden. Der Gast erhält eine E-Mail mit Bestätigungslink.
6. Nach Bestätigung: Ticket-PDF wird per E-Mail zugesandt. In der Bestätigungs-E-Mail befindet sich auch ein Link zur Kontoerstellung.

Bestehende Buchungen

Wenn ein eingeloggter Besucher die Event-Seite eines bereits gebuchten Events besucht, werden seine bestehenden Buchungen oberhalb des Buchungsformulars angezeigt (Ticket-Art, Anzahl, Status). Bei Gratis- und Kollekte-Tickets kann der Besucher hier innerhalb der Stornierungsfrist stornieren. Bei kostenpflichtigen Tickets wird der Hinweis «Stornierung nur über den Veranstalter» angezeigt.

Zahlungsablauf (Festpreis-Tickets)

• Abendkasse: Buchung wird sofort als «Bestätigt» gespeichert. Bezahlung erfolgt vor Ort.
• Payrexx (TWINT/Kreditkarte): Weiterleitung zur Payrexx-Zahlungsseite. Nach erfolgreicher Zahlung wird die Buchung automatisch bestätigt und das Ticket per E-Mail versandt.
• PayPal: Weiterleitung zur PayPal-Zahlungsseite. Nach Abschluss wird die Buchung bestätigt.

Bei abgebrochener oder fehlgeschlagener Zahlung wird der Besucher zur Event-Seite zurückgeleitet mit entsprechender Fehlermeldung. Die Buchung bleibt als «Ausstehend» bestehen und kann storniert werden.

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3.4 Kurs-Anmeldung

Kurs-Serien zeigen auf der Event-Detailseite die nächsten Termine in einer übersichtlichen Liste.

Pro Termin wird angezeigt:

• Wochentag und Datum
• Uhrzeit (Beginn – Ende)
• Verfügbare Plätze
• Anmelde-Button (oder «Ausgebucht» wenn voll)
• «Angemeldet»-Badge falls bereits angemeldet

Anmeldung:

• Eingeloggte Besucher klicken einfach auf «Anmelden» beim gewünschten Termin.
• Nicht eingeloggte Besucher können sich anmelden, registrieren oder als Gast anmelden (analog zur Event-Buchung).
• Bei Kursen mit Ticket-Arten wird vorab die gewünschte Ticket-Art gewählt.
• Nach der Anmeldung wird eine Bestätigungs-E-Mail mit PDF-Ticket versandt.

Abmeldung: Im Besucher-Profil unter «Meine Tickets» können Kurs-Anmeldungen innerhalb der Anmeldefrist storniert werden.

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3.5 Warteliste

Wenn ein Event ausverkauft ist, wird anstelle des Buchungsformulars das Wartelisten-Formular angezeigt.

Auf die Warteliste setzen:

• Eingeloggte Besucher klicken auf «Auf die Warteliste setzen»
• Gäste geben Name und E-Mail ein und bestätigen per E-Mail-Link
• Die aktuelle Warteposition und die Anzahl der bereits Wartenden werden angezeigt

Wenn ein Platz frei wird:

1. Der Besucher erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink
2. Über den Link gelangt er auf die Event-Seite, wo der Platz reserviert ist
3. Der Besucher muss innerhalb der konfigurierten Frist bestätigen
4. Nach Ablauf der Frist verfällt das Angebot und der nächste Wartende wird benachrichtigt

Von der Warteliste abmelden: Direkt auf der Event-Seite (wenn eingeloggt und auf der Warteliste stehend) über den Button «Von Warteliste abmelden».

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3.6 Mein Konto

Die Seite /mein-konto/ dient als Einstiegspunkt für Besucher. Je nach Status wird angezeigt:

Nicht eingeloggt: Login / Registrierung

Login-Tab:

• E-Mail-Adresse und Passwort eingeben
• Link «Passwort vergessen?» für den Passwort-Reset per E-Mail

Registrierung-Tab:

• Vorname, Name, E-Mail (Pflicht), Telefon (Pflicht)
• Passwort und Passwort-Bestätigung (min. 8 Zeichen)
• Newsletter-Opt-in (Checkbox)
• AGB-Zustimmung
• Nach der Registrierung wird eine Bestätigungs-E-Mail versandt

Gast-Konto erstellen:
Gäste, die über die Buchungs-E-Mail den Link «Konto erstellen» anklicken, gelangen auf eine spezielle Seite, auf der sie nur noch ein Passwort setzen müssen. Alle bestehenden Gastdaten und Buchungen werden automatisch übernommen.

Eingeloggt: Profil

Das Besucher-Profil hat drei Tabs:

Tab «Meine Tickets»:

• Kommende Veranstaltungen mit aktiven Buchungen (Ticket-Art, Anzahl, Status, Storno-Button bei Gratis/Kollekte)
• Kurs-Anmeldungen (aktuelle und vergangene Termine)
• Wartelisten-Einträge
• Ticket-Download (PDF mit QR-Code)
• Vergangene Veranstaltungen (ausgeblendet, aufklappbar)
• Hinweis bei unvollständigem Profil

Tab «Meine Daten»:

• Vorname, Name bearbeiten
• E-Mail-Adresse (schreibgeschützt – Änderung nur über den Veranstalter)
• Telefonnummer
• Adresse (Strasse, PLZ, Ort)
• Newsletter-Opt-in/-Out

Tab «Sicherheit»:

• Passwort ändern
• Konto löschen (DSGVO-konform, alle Daten werden dauerhaft entfernt)

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4. Einlass-Scanner

Der Einlass-Scanner ist eine mobile-optimierte Seite zum Einchecken von Besuchern am Veranstaltungstag. Er ist nur für eingeloggte WordPress-Administratoren zugänglich und wird über den Shortcode

eingebunden (üblicherweise auf einer separaten Seite wie /scanner/).

Bedienung

Zwei Eingabemodi:

1. Kamera-Tab: Halte den QR-Code des Tickets vor die Geräte-Kamera. Der Scanner erkennt den Code automatisch und führt den Check-in durch.
2. Manuell-Tab: Buchungscode manuell eingeben (Format: VWT-XXXXXXXX oder CS-XXXXXX für Kurs-Tickets) und auf «Prüfen» klicken.

Ergebnis-Anzeige:

Nach dem Scan erscheint ein Ergebnis-Bereich mit:

• Name des Besuchers
• Event-Titel
• Ticket-Art und Anzahl
• Buchungsstatus
• Bei Mengentickets (quantity > 1): prominentes Mengen-Badge

Mögliche Ergebnisse:

• Grün (Erfolg): Check-in erfolgreich durchgeführt
• Orange (Warnung): Ticket wurde bereits eingecheckt (mit Zeitstempel des ersten Check-ins)
• Rot (Fehler): Buchungscode nicht gefunden oder Buchung storniert

Check-in-Zähler: Oben rechts wird die Anzahl der in dieser Sitzung durchgeführten Check-ins angezeigt.

Log: Im unteren Bereich werden die letzten Check-ins chronologisch aufgelistet (Name, Zeit, Mengen-Badge).

Tipps für den Einlass

• Den Scanner am besten auf einem Smartphone oder Tablet im Vollbild-Modus öffnen
• Gute Beleuchtung verbessert die Kamera-Erkennung
• Bei Problemen mit der Kamera zum Manuell-Tab wechseln
• Bei Mengentickets (z.B. 2× Normalpreis) auf das Mengen-Badge achten

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5. E-Mail-Benachrichtigungen

Die Suite versendet folgende automatische E-Mails über WordPress wp_mail() via Brevo (SMTP):

E-Mail	Auslöser
Buchungsbestätigung	Nach erfolgreicher Buchung (mit PDF-Ticket als Anhang)
Gast-Buchung: E-Mail bestätigen	Nach Gast-Buchung (Link zur E-Mail-Bestätigung)
Gast-Konto: Einladung	In der Buchungsbestätigung (Link zur Kontoerstellung)
Kurs-Anmeldebestätigung	Nach Kurs-Anmeldung (mit PDF-Ticket)
Wartelisten-Bestätigung	Eintrag auf Warteliste bestätigt
Wartelisten-Angebot	Platz frei geworden, Bestätigungslink mit Frist
Stornierungsbestätigung	Buchung wurde storniert
Registrierungsbestätigung	Nach Besucher-Registrierung (Aktivierungslink)
Passwort zurücksetzen	Passwort-Reset angefordert
Event-Erinnerung	Konfigurierbar (z.B. 24h vor Event)
Kurs-Erinnerung	Vor dem nächsten Kurstermin

Alle E-Mails verwenden HTML-Templates im Corporate Design des Veranstalters (Logo, Farben aus Einstellungen).

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6. Häufige Fragen

Wie ändere ich die Reihenfolge der Events auf der Programmseite?
Events werden chronologisch nach Datum sortiert. Die Reihenfolge ergibt sich automatisch aus dem Eventdatum.

Was passiert, wenn ein Event ausverkauft ist?
Das Buchungsformular wird durch das Wartelisten-Formular ersetzt. Auf der Programmseite erscheint das Badge «Ausverkauft / Warteliste».

Kann ich ein Event über die Kapazität hinaus buchen?
Ja, als Administrator. Über die Warteliste kann direkt gebucht werden (Überbuchung), oder über die manuelle Admin-Buchung.

Wie funktioniert die Stornierung?
Gratis- und Kollekte-Tickets können vom Besucher selbst storniert werden, solange die Stornierungsfrist nicht abgelaufen ist. Kostenpflichtige Tickets können nur durch den Administrator storniert werden. Bei jeder Stornierung wird geprüft, ob Wartende auf der Warteliste stehen – falls ja, wird automatisch ein Angebot versandt.

Was ist der Unterschied zwischen einem «Gast» und einem «registrierten Besucher»?
Gäste buchen ohne Konto (nur Name + E-Mail). Sie können ihr Gast-Konto nachträglich in ein vollständiges Konto umwandeln, indem sie den Link in der Buchungsbestätigungs-E-Mail nutzen und ein Passwort setzen. Alle bisherigen Gast-Buchungen werden dann dem neuen Konto zugeordnet.

Wo finde ich die Ticket-PDFs?
Ticket-PDFs werden automatisch an die Buchungsbestätigungs-E-Mail angehängt. Besucher können Tickets auch jederzeit in ihrem Profil unter «Meine Tickets» herunterladen.

Wie setze ich den Testmodus ein?
Unter Einstellungen → Testmodus. Im Testmodus werden alle E-Mails an die konfigurierte Test-Adresse umgeleitet. Ein deutliches Banner weist auf den aktiven Testmodus hin.

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7. Installationsanleitung für Techniker

7.1 Systemvoraussetzungen

Komponente	Anforderung
WordPress	Aktuelle Version (6.x)
PHP	8.x (getestet mit 8.3)
Datenbank	MySQL / MariaDB
Webserver	Nginx (oder Apache) mit HTTPS
PHP-Extensions	mbstring, gd, json, mysqli, openssl
Composer-Pakete	tecnickcom/tcpdf, setasign/fpdi, chillerlan/php-qrcode
E-Mail	SMTP via Brevo (Sendinblue), konfiguriert über WP Mail SMTP oder vergleichbares Plugin

7.2 Server-Umgebung (Referenz)

Die Referenzinstallation läuft auf folgendem Setup:

• Server: server.imaago.ch (IP: 89.58.54.109)
• Webserver: Nginx
• PHP-FPM: php8.3-fpm
• Benutzer: web-vwt (Dateieigentümer)
• Webroot Produktion: /data/www/www.villa-wellentanz.ch
• Webroot Beta: /data/www/www.villa-wellentanz.ch
• Datenbank Produktion: wellentanz
• Datenbank Beta: wellentanz_beta

7.3 Erstinstallation

Schritt 1: Composer-Abhängigkeiten installieren

Auf dem Server im WordPress-Rootverzeichnis:

cd /data/www/www.villa-wellentanz.ch
php composer.phar require tecnickcom/tcpdf
php composer.phar require setasign/fpdi
php composer.phar require chillerlan/php-qrcode

Die Composer-Pakete werden im vendor/-Verzeichnis des WordPress-Roots installiert und von den Plugins über den Autoloader geladen.

Schritt 2: Plugins installieren

Erstinstallation via ZIP-Upload:

1. Im WordPress-Admin unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen
2. Zuerst vwt-core.zip hochladen und aktivieren
3. Dann vwt-events.zip hochladen und aktivieren

Wichtig: vwt-core muss vor vwt-events aktiviert werden. vwt-events prüft beim Laden, ob VWT_CORE_VERSION definiert ist, und deaktiviert sich andernfalls.

Schritt 3: Plugin-Aktivierung

Bei der Aktivierung werden automatisch alle Datenbanktabellen erstellt:

vwt-core Tabellen:

• wp_vwt_visitors
• wp_vwt_visitor_sessions
• wp_vwt_visitor_meta
• wp_vwt_settings

vwt-events Tabellen:

• wp_vwt_events
• wp_vwt_event_meta
• wp_vwt_event_categories
• wp_vwt_ticket_types
• wp_vwt_bookings
• wp_vwt_waitlist
• wp_vwt_courses
• wp_vwt_course_dates
• wp_vwt_course_exclusions
• wp_vwt_course_signups
• wp_vwt_payments

Schritt 4: WordPress-Seiten anlegen

Folgende Seiten müssen in WordPress erstellt werden (sofern nicht vorhanden). Als Seiteninhalt wird jeweils der angegebene Shortcode-Name in eckigen Klammern eingetragen, z.B. für die Seite «Mein Konto» schreibt man in den Editor:

Seite	Slug	Shortcode-Name
Mein Konto	/mein-konto/	vwt_account
Programm	/programm/	vwt_events
Archiv	/archiv/	vwt_events_archive
Scanner	/scanner/	vwt_scanner

Optional:

Seite	Slug	Shortcode-Name
Saison-Programm	/saison/	vwt_season_program

Schritt 5: Permalinks aktualisieren

Nach der Installation unter Einstellungen → Permalinks einmal auf «Änderungen speichern» klicken, damit die Rewrite-Rules für Event-URLs (/events/YYYYMMDD/) registriert werden.

Schritt 6: Grundkonfiguration

Im Admin unter dem neuen Menüpunkt → Einstellungen:

1. Veranstalter-Tab: Name, Adresse, Logo, Kontaktdaten eintragen
2. Farben-Tab: Primärfarbe, Akzentfarbe, Hintergrundfarbe setzen
3. Zahlung-Tab: Gewünschte Zahlungsanbieter konfigurieren (Payrexx-Zugangsdaten, PayPal-Credentials)
4. E-Mails-Tab: Absendername und Absender-E-Mail konfigurieren

7.4 Shortcode-Referenz

Die folgenden Shortcodes werden von den Plugins bereitgestellt. Sie sind bereits auf den entsprechenden WordPress-Seiten eingebunden (siehe Schritt 4) und müssen im Normalbetrieb nicht angepasst werden. Diese Referenz dient der technischen Dokumentation.

Shortcodes werden im WordPress-Editor in eckigen Klammern geschrieben, z.B. für vwt_events schreibt man in den Editor:

vwt-core Shortcodes

Shortcode-Name	Beschreibung
vwt_account	Kombinierte Login-/Registrierungsseite und Profil (Hauptseite für /mein-konto/)
vwt_login	Nur Login-Formular
vwt_register	Nur Registrierungsformular
vwt_profile	Nur Profil-Ansicht (leitet zum Login um, wenn nicht eingeloggt)

vwt-events Shortcodes

Shortcode-Name	Parameter	Beschreibung
vwt_events	per_page=»12″, category=»», show_filter=»true», show_past=»false»	Programmseite mit Event-Karten, Kategorie-Filter und Paginierung
vwt_event	id=»», date=»»	Einzelnes Event anzeigen (via ID oder Datum im Format YYYYMMDD)
vwt_events_archive	per_page=»20″, year=»»	Archiv vergangener Events
vwt_season_program	category=»», image_size=»60″	Kompakte Saison-Übersicht (September–Juli)
vwt_scanner	–	Einlass-Scanner (nur für Administratoren)

Shortcode-Parameter-Beispiele

Parameter werden innerhalb der eckigen Klammern nach dem Shortcode-Namen angegeben:

vwt_events per_page="6"              → nur 6 Events pro Seite
vwt_events category="konzert"        → nur Konzerte anzeigen
vwt_events_archive year="2025"       → Archiv eines bestimmten Jahres
vwt_season_program image_size="80"   → Saison-Programm mit grösseren Bildern

7.5 Updates / Datei-Deployment

Einzelne Dateien werden per SCP auf den Server übertragen:

LOKAL (im Download-Verzeichnis):

scp dateiname.php jpk@server.imaago.ch:/tmp/

SERVER:

mv /tmp/dateiname.php /data/www/www.villa-wellentanz.ch/wp-content/plugins/vwt-events/pfad/dateiname.php
sudo chown web-vwt:web-vwt /data/www/www.villa-wellentanz.ch/wp-content/plugins/vwt-events/pfad/dateiname.php
sudo systemctl restart php8.3-fpm

Bei mehreren Dateien: alle scp-Befehle zusammen, dann alle mv- und chown-Befehle zusammen, am Ende einmal sudo systemctl restart php8.3-fpm.

7.6 Datenbank-Schema-Updates

Die Plugins führen Datenbank-Updates automatisch durch. Bei jeder Aktivierung und bei Versionsänderungen wird die DB-Schema-Version geprüft und bei Bedarf aktualisiert (dbDelta). Zusätzlich gibt es Spalten-Checks als Sicherheitsnetz, die unabhängig von der Versionsnummer fehlende Spalten nachträglich anlegen.

7.7 Dateistruktur

wp-content/plugins/
├── vwt-core/
│   ├── vwt-core.php              # Hauptdatei, Plugin-Header
│   ├── admin/
│   │   ├── class-vwt-admin.php            # Admin-Menü-Registrierung
│   │   ├── class-vwt-admin-dashboard.php  # Dashboard
│   │   ├── class-vwt-admin-settings.php   # Einstellungen
│   │   ├── class-vwt-admin-visitors.php   # Besucherverzeichnis
│   │   ├── class-vwt-admin-widgets.php    # WP-Dashboard-Widgets
│   │   └── class-vwt-admin-maintenance.php
│   ├── includes/
│   │   ├── class-vwt-core.php             # Core-Klasse, Autoloader
│   │   ├── class-vwt-activator.php        # DB-Schema bei Aktivierung
│   │   ├── class-vwt-visitor.php          # Besucher-Model
│   │   ├── class-vwt-visitor-session.php  # Session-Verwaltung
│   │   ├── class-vwt-settings.php         # Einstellungs-API
│   │   ├── class-vwt-email.php            # E-Mail-Versand
│   │   ├── class-vwt-email-templates.php  # E-Mail-Vorlagen
│   │   ├── class-vwt-pdf-base.php         # PDF-Basisklasse (TCPDF)
│   │   ├── class-vwt-qr-code.php          # QR-Code-Generierung
│   │   ├── class-vwt-ajax-handler.php     # AJAX-Basis mit Nonce
│   │   ├── class-vwt-form-validator.php   # Formular-Validierung
│   │   ├── class-vwt-payment-interface.php # Payment-Gateway-Interface
│   │   ├── class-vwt-brevo-sync.php       # Brevo-Newsletter-Sync
│   │   └── class-vwt-pwa.php             # Progressive Web App
│   ├── public/
│   │   ├── class-vwt-public.php           # Frontend-Controller
│   │   ├── class-vwt-visitor-auth.php     # Login/Register/Reset
│   │   └── class-vwt-visitor-profile.php  # Profil-Verwaltung
│   ├── templates/
│   │   ├── admin/     # Admin-Templates (dashboard, settings, visitors)
│   │   ├── emails/    # E-Mail-HTML-Templates
│   │   └── frontend/  # Frontend-Templates (account, profile, login)
│   └── uninstall.php
│
├── vwt-events/
│   ├── vwt-events.php             # Hauptdatei, Plugin-Header
│   ├── admin/
│   │   ├── class-vwt-events-admin.php     # Events-Admin-Controller
│   │   ├── class-vwt-admin-events.php     # Event-CRUD
│   │   ├── class-vwt-admin-bookings.php   # Buchungsverwaltung
│   │   ├── class-vwt-admin-courses.php    # Kursverwaltung
│   │   ├── class-vwt-admin-tickets.php    # Ticket-Arten AJAX
│   │   ├── class-vwt-admin-waitlist.php   # Warteliste Admin
│   │   ├── class-vwt-admin-event-categories.php
│   │   ├── class-vwt-admin-import.php     # CSV-Import
│   │   └── class-vwt-admin-wallet-settings.php
│   ├── includes/
│   │   ├── class-vwt-events.php           # Events-Hauptklasse
│   │   ├── class-vwt-event.php            # Event-Model
│   │   ├── class-vwt-booking.php          # Buchungs-Model
│   │   ├── class-vwt-ticket-type.php      # Ticket-Typ-Model
│   │   ├── class-vwt-ticket-pdf.php       # Ticket-PDF-Generierung
│   │   ├── class-vwt-waitlist.php         # Warteliste-Model
│   │   ├── class-vwt-course.php           # Kurs-Model
│   │   ├── class-vwt-course-date.php      # Kurstermin-Model
│   │   ├── class-vwt-course-signup.php    # Kursanmeldung-Model
│   │   ├── class-vwt-course-exclusion.php # Datumsausschlüsse
│   │   ├── class-vwt-event-category.php   # Kategorie-Model
│   │   ├── class-vwt-payment.php          # Zahlungs-Model
│   │   ├── class-vwt-payment-payrexx.php  # Payrexx-Integration
│   │   ├── class-vwt-email-notifications.php # E-Mail-Trigger
│   │   ├── class-vwt-wallet-pass.php      # Apple/Google Wallet (vorbereitet)
│   │   ├── class-vwt-events-activator.php # DB-Schema bei Aktivierung
│   │   └── class-vwt-events-deactivator.php
│   ├── public/
│   │   ├── class-vwt-events-public.php    # Frontend-Controller + Shortcodes
│   │   ├── class-vwt-booking-form.php     # Buchungsformular-Handler
│   │   ├── class-vwt-course-signup-handler.php # Kursanmeldung-Handler
│   │   ├── class-vwt-waitlist-handler.php # Warteliste-Handler
│   │   ├── class-vwt-scanner.php          # Einlass-Scanner
│   │   ├── class-vwt-ticket-download.php  # Ticket-PDF-Download
│   │   ├── class-vwt-profile-tickets.php  # Tickets im Profil
│   │   └── class-vwt-wallet-download.php  # Wallet-Pass-Download
│   ├── templates/
│   │   ├── admin/     # Admin-Templates (events, bookings, courses, waitlist)
│   │   └── frontend/  # Frontend-Templates (event-detail, booking-form, scanner)
│   └── uninstall.php

7.8 Sicherheitshinweise

• Alle Formulare verwenden WordPress-Nonces (CSRF-Schutz)
• Besucher-Passwörter werden mit bcrypt gehasht (password_hash / password_verify)
• Alle Datenbankabfragen verwenden Prepared Statements ($wpdb->prepare())
• Rate-Limiting auf dem Besucher-Login (konfigurierbar)
• Gast-Konvertierung verwendet einmalige, gehashte Tokens (SHA-256, hash_equals())
• Logout verwendet aktionsspezifische Nonces (vwt_logout_nonce)
• Tokens für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Reset haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer

7.9 Datenbank-Client

Für Datenbank-Abfragen und Analysen wird DBeaver als DB-Client verwendet (kein mysql CLI).

7.10 Backup-Empfehlung

• Tägliches Datenbank-Backup (insbesondere die wp_vwt_*-Tabellen)
• Plugin-Verzeichnisse in regelmässigem Dateisystem-Backup einschliessen
• Vor jedem Update: Snapshot der Datenbank und der Plugin-Dateien

7.11 Fehlerbehebung

Plugins laden nicht:

• Prüfen ob vwt-core vor vwt-events aktiviert ist
• PHP-Fehlerlog prüfen: tail -f /var/log/php8.3-fpm.log (oder Nginx-Errorlog)
• Prüfen ob Composer-Abhängigkeiten installiert sind: ls vendor/tecnickcom/tcpdf/

Event-URLs funktionieren nicht (404):

• Permalinks unter Einstellungen → Permalinks neu speichern
• Nginx-Konfiguration prüfen (try_files muss auf index.php zeigen)

E-Mails werden nicht versandt:

• WP Mail SMTP Plugin konfiguriert und aktiv?
• Brevo-SMTP-Zugangsdaten korrekt?
• Test-E-Mail über WP Mail SMTP versenden

Scanner funktioniert nicht:

• Als WordPress-Administrator eingeloggt?
• HTTPS aktiv? (Kamera-Zugriff erfordert HTTPS)
• Browser-Berechtigung für Kamera erteilt?

Zahlungen kommen nicht durch:

• Payrexx-Credentials in den Einstellungen korrekt?
• Webhook-URL bei Payrexx konfiguriert?
• Testmodus in Payrexx vs. Produktivmodus prüfen